Kebijakan privasi & ketentuan layanan

Pengenalan

Kerahasiaan informasi pribadi pengguna (selanjutnya disebut Informasi Pribadi) yang diterima oleh Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (selanjutnya disebut Kementerian) adalah hal yang dijunjung tinggi. Kebijakan Privasi ini mengatur landasan dasar mengenai bagaimana Kementerian menggunakan Informasi Pribadi pengguna Sistem Perjalanan Dinas Luar Negeri (selanjutnya disebut PDLN).

Kebijakan Privasi berlaku bagi seluruh pengguna. Dengan tetap mengakses dan menggunakan PDLN, pengguna dianggap menyatakan persetujuannya terhadap segala ketentuan dalam Kebijakan Privasi ini. Kementerian menghormati dan melindungi privasi pengguna dengan menerapkan prinsip-prinsip berikut:

• Kementerian akan menginformasikan Informasi Pribadi yang dikumpulkan, dan apabila diperlukan meminta persetujuan terlebih dahulu untuk mengumpulkan, mengolah, menggunakan, atau mengungkapkannya.
• Kementerian akan mengidentifikasi tujuan pengumpulan dan pengolahan lebih lanjut Informasi Pribadi pengguna.
• Kementerian hanya mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaan yang telah diidentifikasi.
• Kementerian menggunakan atau mengungkapkan Informasi Pribadi hanya sesuai tujuan pengumpulannya, kecuali telah memperoleh persetujuan pengguna atau sebagaimana disyaratkan hukum yang berlaku.
• Kementerian melakukan penilaian teknis dan organisasi yang sesuai untuk melindungi Informasi Pribadi pengguna.
• Kementerian membuat kebijakan dan penerapannya dalam menangani Informasi Pribadi secara transparan.
• Pengguna memiliki akses pada Informasi Pribadinya dan dapat memperbaikinya sesuai hak berdasarkan ketentuan hukum yang berlaku.

Ruang lingkup

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Kementerian mengolah dan mengamankan Informasi Pribadi pengguna, serta hak dan pilihan yang dimiliki pengguna sehubungan dengan Informasi Pribadi tersebut.

Kebijakan ini berlaku untuk Informasi Pribadi yang diberikan pengguna saat mengakses dan menggunakan PDLN beserta layanan tambahan di dalamnya, aplikasi lain yang terintegrasi dengan PDLN, serta Informasi Pribadi mengenai pengguna yang diberikan oleh pengguna lain.

Jenis informasi yang dikumpulkan

Informasi mengenai akun

Saat pengguna membuat atau menggunakan akun untuk mengakses layanan, Kementerian meminta data surat elektronik yang digunakan untuk masuk. Informasi ini diperlukan karena Kementerian memberikan akses masuk hanya kepada pengguna yang telah diberi hak akses, sebagai bagian dari upaya mendeteksi dan menghindari penggunaan oleh pihak yang tidak berwenang.

Data kepegawaian dan identitas peserta

Untuk memproses permohonan perjalanan dinas luar negeri, Kementerian mengumpulkan data identitas peserta berupa nomor induk kependudukan, nomor induk pegawai atau nomor registrasi pokok, jabatan, instansi asal, serta data paspor. Data tersebut diverifikasi melalui integrasi resmi dengan basis data kependudukan dan kepegawaian sesuai peraturan perundang-undangan.

Informasi perangkat dan catatan akses

Saat pengguna menggunakan layanan, Kementerian dapat memperoleh dan memelihara catatan data yang tersedia secara otomatis dari perangkat pengguna, seperti jenis perangkat, jenis sistem operasi, alamat protokol internet, informasi peramban, pengenal perangkat, dan data kuki.

Kementerian juga mengumpulkan informasi tentang kunjungan pengguna, termasuk halaman yang diakses beserta tanggal dan waktunya, fitur yang digunakan, waktu tanggap halaman, serta data yang diberikan pengguna saat berinteraksi dengan pengguna lain. Informasi ini diperlukan untuk mengoptimalkan layanan.

Informasi kontak untuk bantuan

Apabila pengguna menghubungi Kementerian untuk mendapatkan bantuan, Kementerian menerima dan menjaga informasi yang pengguna pilih untuk diberikan, termasuk nama, alamat surat elektronik, nomor telepon, serta informasi perangkat. Informasi tersebut digunakan untuk menginvestigasi permasalahan yang dialami dan memperbaiki layanan bantuan.

Penggunaan dan penanganan informasi

Penggunaan informasi

Kementerian, sebagai pengendali data, menggunakan Informasi Pribadi pengguna untuk tujuan berikut:

• Menyediakan layanan PDLN dan layanan tambahan kepada pengguna.
• Melakukan verifikasi identitas pengguna dan peserta perjalanan dinas.
• Memproses permohonan, verifikasi berjenjang, dan penerbitan surat persetujuan.
• Memantau, mendeteksi, dan mencegah penggunaan atau penyalahgunaan layanan oleh pihak yang tidak sah.
• Memperbaiki dan mengoptimalkan layanan.
• Memberikan dukungan penggunaan dan menanggapi pertanyaan pengguna.
• Mengumpulkan data statistik anonim mengenai layanan.
• Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Perlindungan data pribadi

Kementerian menerapkan standar keamanan teknis dan organisasi yang sesuai untuk mencegah akses atau pengungkapan yang tidak sah, penyalahgunaan, penggantian, atau penghancuran informasi pengguna.

Untuk membantu melindungi kerahasiaan Informasi Pribadi, pengguna diminta untuk tidak membagikan kata sandi kepada orang lain, dan tidak menggunakan kata sandi yang sama dengan layanan lain. Bila pengguna menduga adanya penggunaan akun yang tidak sah, pengguna dapat menghubungi Kementerian melalui kanal resmi.

Penyimpanan dan jangka waktu

Kementerian memproses dan menyimpan informasi pengguna pada peladen yang keamanannya terjamin sesuai standar dan ketentuan hukum yang berlaku. Pemrosesan kecerdasan artifisial dilakukan di dalam lingkungan Kementerian tanpa mengirimkan data ke penyedia layanan luar.

Informasi Pribadi disimpan selama akun pengguna aktif, selama jangka waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan penggunaan yang dijelaskan dalam kebijakan ini, atau selama diwajibkan oleh hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemberian informasi kepada pihak ketiga

Kementerian menjamin tidak akan menyediakan, menukar, menjual, meminjamkan, ataupun menyewakan Informasi Pribadi pengguna kepada pihak ketiga tanpa izin pengguna, kecuali dalam hal:

• Terdapat persetujuan tertulis dari pengguna.
• Dibutuhkan pengungkapan kepada pihak yang membantu Kementerian menyajikan layanan PDLN dan memproses aktivitas pengguna di dalamnya.
• Dibutuhkan komunikasi antara petugas Kementerian dengan pengguna dalam rangka penyelesaian kendala.
• Diperlukan untuk mematuhi kewajiban hukum, permintaan sah dari aparat penegak hukum, atau perintah pengadilan.
• Terdapat pihak lain yang pengguna beri kewenangan untuk menerima pengungkapan Informasi Pribadinya.

Pilihan dan hak pengguna

Dengan tunduk pada hukum yang berlaku, pengguna berhak mengakses Informasi Pribadinya, memperbaiki kesalahan pada informasi tersebut, dan mengajukan keberatan atas pengolahan Informasi Pribadinya dengan alasan yang sah. Sebagian hak tersebut dapat dijalankan langsung di dalam aplikasi sewaktu-waktu.

Pengguna dapat mengajukan permohonan penghapusan Informasi Pribadi atau menarik persetujuan atas pengumpulan, penggunaan, dan pengungkapan Informasi Pribadinya dengan pemberitahuan tertulis melalui kontak resmi. Pengguna perlu memahami bahwa setelah penarikan persetujuan tersebut, pengguna mungkin tidak lagi dapat menggunakan layanan PDLN.

Setelah melakukan verifikasi identitas, Kementerian akan menanggapi permintaan pengguna dalam jangka waktu yang wajar sesuai hukum yang berlaku.

Layanan tidak dipungut biaya

Seluruh layanan aplikasi PDLN yang diselenggarakan Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri tidak dipungut biaya dalam bentuk apa pun. Pegawai Kementerian dilarang menerima gratifikasi sehubungan dengan pelaksanaan layanan ini.

Apabila pengguna menemukan permintaan biaya, pungutan, atau bentuk gratifikasi lainnya, pengguna diminta melaporkannya melalui biro_ktln@setneg.go.id.

Pilihan hukum

Kebijakan Privasi ini diatur oleh dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Republik Indonesia. Pengguna setuju bahwa tindakan hukum atau sengketa yang timbul dari, berhubungan dengan, atau berkaitan dengan layanan dan Kebijakan Privasi ini akan diselesaikan secara eksklusif dalam yurisdiksi pengadilan Republik Indonesia. Seluruh korespondensi dilakukan dalam bahasa Indonesia.

Informasi penting lainnya

Pertanyaan dan keberatan

Apabila pengguna memiliki pertanyaan, komentar, atau keberatan terkait Kebijakan Privasi ini maupun pelaksanaannya, pengguna dapat menghubungi Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri melalui biro_ktln@setneg.go.id.

Pembaruan kebijakan

Kementerian dapat memperbarui Kebijakan Privasi dari waktu ke waktu, termasuk untuk mencerminkan pembaruan layanan dan mematuhi hukum yang berlaku. Apabila pembaruan berdampak substansial, Kementerian akan memberitahukannya kepada pengguna melalui layanan atau cara wajar lainnya.

Pengakuan dan persetujuan

Dengan mengakses dan menggunakan PDLN, pengguna dianggap menyatakan persetujuannya terhadap segala ketentuan dalam Kebijakan Privasi ini. Dalam hal pengguna memberikan Informasi Pribadi yang berkaitan dengan individu lain, pengguna menyatakan dan menjamin telah memperoleh persetujuan dari individu tersebut.